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ÁREA DE PESSOAL
1. Documentos a serem fixados no quadro
2. Vales-Transporte
3. Fornecimento de refeições
4. Variáveis da Folha (horas extras, faltas, comissões, etc.)
5. Controle de ponto (cartão)
6. Atestado Médico
7. Recibos de RPAs
8. Demissões de Empregados
9. Salários
10. 13° Salário
11. Férias
12. Alteração no contrato de trabalho
ÁREA CONTÁBIL
1. Não esqueça de enviar todo mês à IMC
2. Imposto de renda retido na fonte
3. Depósitos Bancários
ÁREA FISCAL
1. Notas fiscais de compras de mercadorias
2. Notas fiscais de vendas de mercadorias/serviços
3. Placas a serem afixadas, nas dependências da empresa, com visibilidade pública
4. Alvará de Funcionamento
ÁREA DE PESSOAL
1. Documentos a serem fixados no quadro:
- Cópias dos cartões de inscrição no CNPJ e GDF;
- Alvará de funcionamento;
- Quadro de horários de trabalho;
- Última guia do INSS (GPS);
- Atestado médico fornecido por médico do trabalho;
- Código de Defesa do Consumidor - CDC;
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2. Vales-Transporte:
- Proibido por lei o pagamento em Dinheiro;
- Somente entregar ao empregado mediante recibo;
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3. Fornecimento de refeições:
- Exige convênio com Ministério do Trabalho;
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4. Variáveis da Folha (horas extras, faltas, comissões, etc.):
- Fornecer à IMC até o dia 20 de cada mês;
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5. Controle de ponto (cartão)
- Recomendamos a todas as empresas;
- Obrigatório para os que possuem mais de dez empregados;
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6. Atestado Médico
- Empregado com atestado médico, enviar imediatamente para IMC;
- Acidente de trabalho, comunicar ao INSS no máximo até 24 (vinte e quatro) horas após o ocorrido;
- Providenciar na admissão, periodicamente e na demissão do empregado médico do trabalho;
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7. Recibos de RPAs:
- Os recibos de pagamentos efetuados a autônomos (RPAs) deverão ser solicitados à IMC, ou se preferir fazê-lo, comunicar no ato do pagamentos para que sejam feitas as guias de impostos;
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8. Demissões de Empregados:
- As demissões de empregados deverão ser avisadas à IMC no ato do aviso prévio, para que possamos preparar a documentação em tempo hábil para pagamentos;
- As rescisões de contratos de empregados com mais de 1 (um) ano de casa deverão ser homologadas no sindicato laboral, obedecendo os prazos legais;
- Aviso indenizado - 10 (dez) dias;
- Aviso cumprido - 30 (trinta) dias;
- Contrato de experiência - ao final;
- Antecipação de contrato a termo - 10 (dez) dias;
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9. Salários:
- Os pagamentos dos salários dos empregados mensalistas, devem ser feitos até o 5° dia útil do mês subseqüente. Para estes casos, o sábado é considerado dia útil para contagem do prazo.
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10. 13° Salário:
- 1ª Parcela pagamento até o último dia útil de novembro;
- 2ª Parcela pagamento até 20 de dezembro;
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11. Férias:
- Controlar e solicitar à IMC a documentação relativa a férias dos empregados com mais de 1 ano de casa;
- Enviar o Livro de Registro de Empregados e Carteira de Trabalho para as anotações;
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12. Alteração no contrato de trabalho:
- No caso de alteração no contrato de trabalho (mudança de função, alteração de salário, rescisão contratual, férias, etc.) deverão ser enviados à IMC: livro de Registro de Empregados e a Carteira de Trabalho do(s) funcionário(s).
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ÁREA CONTÁBIL
1. Não esqueça de enviar todo mês à IMC:
- Extratos de: contas correntes, aplicações financeiras e cartões de crédito;
- Guias de todos os tributos e contribuições recolhidas;
- Recibo de aluguel, água, telefone e demais pagamentos;
- Todas as duplicatas pagas a fornecedores;
- Notas fiscais, recibos e contratos (cópias) de compra e venda de bens imobilizados (imóveis, veículos, máquinas, móveis, etc.);
- Notas de despesas em nome da Empresa (nota fiscal ao consumidor que não contenha a identificação do comprador, não é aceita pela fiscalização);
- Recibos de salários assinados, pró-labore, férias, etc.;
- Recibo de aquisição de vale transporte e nota fiscal de vale refeição;
- Contratos: de empréstimos, leasing de aluguel (cópias);
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2. Imposto de renda retido na fonte
- Comunicar imediatamente à IMC quando houver retenções para a elaboração das guias;
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3. Depósitos Bancários
- Recomendamos o máximo de controle nos depósitos bancários. Mais informações ligar para IMC.
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ÁREA FISCAL
1. Notas fiscais de compras de mercadorias:
- Deverão ser remetidas para a IMC até o dia 05 (cinco) do mês seguinte para registro, as 1ª vias das Notas fiscais de compra;
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2. Notas fiscais de vendas de mercadorias/serviços:
- Observar a validade;
- Seguir rigorosamente a ordem numérica;
- A última via deve ser guardada pelo prazo de 5 (cinco) anos;
- As notas canceladas deverão permanecer no talonário com todas as vias;
- Remeter até o dia 5 (cinco) do mês seguinte 01 (uma) via para IMC.
- As empresas de factoring deverão remeter também 01 (uma) via do Termo Aditivo;
- Após registro será eliminada;
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3. Placas a serem afixadas, nas dependências da empresa, com visibilidade pública:
- Placa do Simples na esfera Federal e/ou Estadual;
- Placa indicativa do número de telefone do PROCON;
- Placa informativa da obrigatoriedade da emissão da Nota Fiscal e/ou cupom fiscal ao consumidor;
- Autorização para o uso da emissora de Cupom Fiscal ECF (deverá ser afixada na própria máquina ECF).
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4. Alvará de Funcionamento:
- As empresas que possuem alvará de funcionamento a título precário/provisório deverão ficar atentas ao vencimento do mesmo, solicitando à IMC, com no mínimo 30 dias de antecedência, o preparo de sua renovação.
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Retenções obrigatórias
- A nota fiscal com obrigatoriedade de retenção de tributos, deverá ser imediatamente enviada à contabilidade, após o seu pagamento, para o preparo da respectiva guia de recolhimento.
IMPOSTO DE RENDA
Pagamentos efetuados a:
- Pessoas físicas (autônomos, aluguéis e outros): aplicar tabela de IR;
- Empresas civis ou mercantis que prestem serviços de:
Empresas de locação de mão-de-obra, ref. a comissões e carretagens, serviços de limpeza e conservação de imóveis, administração de negócios, advocacia, análise clínica laboratorial, análises técnicas, arquitetura, assessoria e consultoria, assistência social, auditoria, avaliação e perícia, biologia e biomedicina, cálculos em geral, consultoria, contabilidade, desenho técnico, economia, projetos, engenharia, ensino e treinamento, estatística, fisioterapia, fonoaudiologia, geologia, leilão, medicina (exceto hospitais, ambulatórios, banco de sangue, casa de saúde, casa de recuperação), nutricionismo e dietética, odontologia, organização de feiras, pesquisa, planejamento, programação, prótese, psicologia e psicanálise, química, radiologia e radioterapia, relações públicas, serviços de despachante, terapêutica ocupacional, tradução, urbanismo e veterinária, factoring, administração de contas a pagar e a receber: 1,50%;
- Observação: dispensada a retenção inferior a R$ 10,00
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CSLL - COFINS - PIS
- Pagamento efetuado à empresa que preste serviços de limpeza, conservação, manutenção, segurança, vigilância, transporte de valores e locação de mão de obra; factoring; administração de contas a pagar e a receber; e serviços profissionais, deverão prescindir de retenção sobre o montante a ser pago, no percentual de 4,65%, correspondente ao somatório das alíquotas de 1%, 3% e 0,65% respectivamente.
- Estão desobrigados à retenções e ao recolhimento:
Pagamento mensal até limite de R$ 5.000,00; e empresas optante pelo sistema Simples de tributação federal.
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INSS
- Reter sobre contratação de serviços executados mediante concessão de mão-de-obra, inclusive em regime de trabalho temporário: 11,00%.
- Importante: Empresas optantes pelo Simples estão sujeitas à retenção, a partir de 09/2002.
- Poderá ser deduzido, no máximo, 50% de material empregado, exceto se houver previsão contratual superior.
- É fundamental que as empresas, ao pactuarem contrato de serviço que seja sujeito à retenção, elaborem contrato demonstrando, claramente, quando existir o fornecimento de equipamentos e/ou materiais que justifiquem a redução da base de retenção é o contrato que será o mais importante elemento de comprovação destes valores. Será o contrato o principal elemento analisado em futura ação fiscal, avaliando-se a existência da retenção e verificando-se a correção dos valores retidos, em comparação com as notas fiscais, faturas e guias de recolhimento.
- O parâmetro para a competência do recolhimento da retenção dos 11% será sempre a data da emissão da nota fiscal, fatura ou recibo.
- A empresa cedente - contratada - tem a obrigação de destacar no corpo do documento valor da retenção, a título de "retenção para seguridade social". Mesmo que esta não proceda ao destaque, a obrigação da contratante permanece, ou seja, a retenção deverá ser feita com ou sem destaque.
- A contratante deverá manter em seu poder os originais das guias de recolhimento das contribuições previdenciárias relativas à retenção, encaminhamento à contratada suas respectivas cópias.
- Mais esclarecimentos vide instruções normativas da Diretoria Colegiada n°s 69, 70 e 71 de 10/05/2002 e n° 80 de 27/08/2002.
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